Uma aplicação de autenticação partilhada para a sua equipa

Uma aplicação de autenticação normal vive num telemóvel. Guarda os segredos das suas contas, transforma-os offline em códigos de seis dígitos e mostra-os a quem tiver o aparelho na mão. Esse desenho é deliberado e, para uma pessoa só, é o correto.

Uma equipa não é uma pessoa só. Assim que duas pessoas precisam do código da mesma conta, uma aplicação construída à volta de um único aparelho deixa de ser uma solução e passa a ser aquilo que toda a gente contorna.

O que é uma aplicação de autenticação partilhada

O mesmo trabalho, feito para mais do que uma pessoa. Os segredos vivem num cofre em vez de num aparelho, é aí que os códigos são gerados, e quem precisa deles lê o código atual sem nunca ver o que o produziu.

Tudo o resto decorre dessa separação. O segredo é a credencial permanente e não se revoga; o código vale trinta segundos e uma utilização. Partilhar o segundo custa pouco. Partilhar o primeiro é para sempre.

Porque é que uma aplicação de autenticação normal parte numa equipa

Nada no TOTP impede que dois aparelhos produzam o mesmo código, e é precisamente por isso que as equipas improvisam. É na improvisação que a coisa corre mal.

• O código QR anda a circular. Assim que alguém o digitaliza, passa a deter o segredo de forma permanente. Sair da empresa não o devolve, e a conta não guarda qualquer registo de que a cópia foi feita.
• Um telemóvel torna-se um estrangulamento. Quem configurou a conta fica de prevenção sobre ela, férias incluídas, e a sua saída transforma-se numa operação de recuperação.
• Os códigos viajam pelo chat. Vão parar ao Slack, ao WhatsApp, a uma nota partilhada, e lá ficam muito depois de expirarem, ao lado do nome da conta que explica para que serviam.
• Não fica registo nenhum. Quando alguma coisa corre mal na conta, não há forma de responder quem leu o código, nem quando.

Partilhar o código, não o segredo

O Share Auth mantém cada segredo TOTP cifrado e gera os códigos do seu lado. Um membro abre o cofre, vê o código atual de uma conta e copia-o. O segredo não é mostrado, não é enviado para o navegador e não é exportável em código QR.

Como ninguém tem uma cópia, retirar um acesso retira mesmo o acesso. É a única garantia que um código QR digitalizado nunca lhe poderá dar.

O que a equipa ganha

• Papéis. Decida quem apenas lê códigos, quem acrescenta contas e quem administra a equipa. Um membro novo começa com as contas de que precisa, não com tudo.
• Um registo de acessos. Cada leitura de um código fica anotada com o autor e a hora, para que um incidente numa conta tenha resposta em vez de um encolher de ombros.
• Um cofre por equipa. As contas ficam onde já trabalham as pessoas que as usam, e não numa aplicação pessoal a que é preciso pedir.
• As mesmas contas de antes. TOTP é uma norma. Tudo o que se configura no Google Authenticator ou no Microsoft Authenticator entra aqui a partir do mesmo código QR ou da mesma chave.

O que substitui

A captura de ecrã no canal da equipa. O colega a quem se escreve às onze da noite por seis dígitos. A entrada do gestor de palavras-passe partilhado onde alguém colou o segredo num campo de notas, que é o problema do código QR com melhor fato. A folha de cálculo que ninguém assume.

Nada disto é desleixo. É o que sobra quando a ferramenta pressupõe uma pessoa e o trabalho envolve quatro.

Para começar

Adicione uma conta como a adicionaria a qualquer autenticador: digitalize o código QR que o serviço mostra, ou cole a chave de configuração. Convide quem precisa dela, atribua-lhe um papel, e a partir desse momento lê códigos.

As contas já configuradas num telemóvel continuam a funcionar. Trazê-las para cá implica registá-las mais uma vez junto do fornecedor, que é também o momento de repor aquelas cujo segredo andou a circular.